Verträge bilden die Grundlage aller geschäftlichen Beziehungen. Jeder Dollar, der in ein Unternehmen fließt oder es verlässt, wird durch einen Vertrag geregelt. Dennoch sind Verträge und das Vertragsmanagement mit einer Vielzahl von Problemen verbunden.
Wie allgemein bekannt ist, sind Risiken ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Geschäfts, und angesichts der jüngsten Pandemie hat die Bedeutung der Risikominimierung noch weiter zugenommen. Daher haben viele Unternehmen unmittelbar nach der Pandemie begonnen, nach Lösungen zu suchen, die sie vor nicht erfüllten Verpflichtungen schützen, und Vertragsmanagement-Programme werden zu einem zentralen Bestandteil der Lösung dieses Problems.
Zoho Contracts
Zoho Contracts eine zuverlässige Softwarelösung, mit der Sie den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags verwalten können, ohne zwischen mehreren Anwendungen hin- und herwechseln zu müssen. Diese vielseitige Cloud-Plattform hilft Unternehmen dabei, die Bearbeitungszeit für Verträge zu verkürzen und die Betriebskosten zu senken.
Zoho Contracts eine vielseitige Cloud-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, die Vertragsdurchlaufzeiten zu verkürzen und die Betriebskosten zu senken, indem sie den gesamten Vertragslebenszyklus optimiert.
Diese multifunktionale CLM steigert CLM nur die Effizienz juristischer Abläufe, sondern deckt auch alle Aspekte des Vertragsmanagements umfassend ab und trägt so dazu bei, bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen. Durch die funktionsübergreifende Integration mit Zoho CRM Zoho Contracts den Vertriebsabteilungen viel Zeit, sodass sie schneller mehr Geschäfte abschließen können. Dank eines besseren Vertragsmanagements werden Unternehmen eine Verbesserung ihrer Finanzkennzahlen sowie der Qualität ihrer Kundenbeziehungen feststellen.
Mithilfe erweiterter Analysen können Führungskräfte strategische Erkenntnisse aus ihren Vertragsdaten gewinnen. Darüber hinaus tragen eine detaillierte Nachverfolgung von Aktivitäten, ein kontextbezogenes Verpflichtungsmanagement und individuelle Datenschutzeinstellungen dazu bei, Geschäftsrisiken zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verbessern.
Die wichtigsten Funktionen von Zoho Contracts:
- Ein integrierter Dokumenteneditor mit erweiterten Formatierungsfunktionen;
- Einzigartige Vorlagen und die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen;
- Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in Echtzeit;
- Steuerung des Genehmigungsworkflows; sowohl sequenziell als auch parallel;
- Kontrollierter Zugriff auf Vertragspartner über passwortgeschützte Links zu Vertragsdokumenten;
- Notizen, kontextbezogene Kommentare und Funktionen zur Versionsverwaltung für Verhandlungen;
- Integrierte Funktion für elektronische Signaturen;
- Modul für kontextbezogene Verpflichtungen auf der Ebene einzelner Verträge mit Erinnerungsfunktionen;
- Intelligente Briefvorlagen für Änderungen, Aktualisierungen, Erweiterungen und Kündigungen;
- Zentraler Vertragsspeicher.
CRM mit Zoho
Ermöglichen Sie Ihren Vertriebsabteilungen, die Verkaufszyklen mit Zoho Contracts zu verkürzen. Vertriebsmitarbeiter können neue Verträge anlegen und deren Status direkt aus dem Geschäftsdatensatz im CRM verfolgen. Außerdem können sie den Vertragsverantwortlichen in Zoho Contracts bitten, Verhandlungen Zoho Contracts und den Vertrag zu unterzeichnen, ohne das CRM verlassen zu müssen. Das Beste daran: Nicht alle Mitarbeiter benötigen Zoho Contracts, um Vertragsanfragen aus CRM heraus zu initiieren.
Funktionen von Zoho Contracts
1.Voreingestellte Vorlagen
Erhalten Sie Zugriff auf eine vordefinierte Sammlung von Vorlagen für häufig verwendete Verträge, wie beispielsweise Geheimhaltungsvereinbarungen und MSA. Die Vorlagen dienen den Verfassern von Verträgen als Orientierungshilfe. Sie können die Details bei der Ausarbeitung eines Vertrags nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Außerdem können Sie eigene Vorlagen erstellen.
2. Sofortige Vertragserstellung
Geben Sie einfach die Informationen zum Vertrag und zum Vertragspartner in das Formular zur Vertragserstellung ein und fügen Sie alle erforderlichen Daten hinzu. Die Verträge werden auf der Grundlage Ihrer Vorlagen erstellt. So können Ihre Mitarbeiter Verträge erstellen, und es wird sichergestellt, dass die Formulierungen in allen Ihren Verträgen einheitlich sind.
3. Integrierter Dokumenteneditor
Zoho Contracts einen integrierten Dokumenteneditor mit allen Funktionen unseres leistungsstarken Textverarbeitungsprogramms: Zoho Writer. Mit unserem umfassenden Cloud-Angebot können Sie Verträge abschließen, egal wo Sie sich gerade befinden.
4.Zusammenstellung der Unterlagen
Mit dem erweiterten Tool zur Auswahl von Vertragsklauseln können Vertragsverfasser Klauseln ganz einfach suchen und in den Vertrag einfügen. Alle Klauseln aus bestimmten Vorlagen sowie diejenigen, die Sie manuell hinzufügen, stehen in der Klauselbibliothek zur Verfügung.
5.Verträge teilen
Erstellen Sie gemeinsam mit anderen Mitgliedern Ihrer Organisation Verträge oder prüfen Sie diese. Verfolgen Sie die von Mitverfassern vorgenommenen Änderungen mithilfe einer roten Linie (farbiger Text). Legen Sie für Ihre Mitverfasser die Rechte zum Anzeigen, Kommentieren, Ausfüllen von Feldern oder Erstellen von Einträgen fest.
6.Eingabe der Feldwerte
Sollten zum Zeitpunkt der Vertragserstellung bestimmte Parameter noch nicht bekannt sein, kann der Verfasser die entsprechenden Felder im Vertrag leer lassen. Der Verfasser oder Mitverfasser mit den Berechtigungen „Fill Fields“ und „Write“ können diese Felder zu einem späteren Zeitpunkt ausfüllen.
7.Kommentarbereich
Fügen Sie Kommentare hinzu und beteiligen Sie sich mithilfe von Antworten an Diskussionen mit anderen Mitverfassern. Über die Einstellungen zur Sichtbarkeit von Kommentaren können Sie außerdem festlegen, wer Ihren Kommentar sehen darf.
8.Sicherer Austausch
Vergessen Sie das hin- und hergeschickte Versenden von Dokumenten als E-Mail-Anhänge. Senden Sie Verträge zur Abstimmung über passwortgeschützte Links an die Ansprechpartner Ihrer Vertragspartner. Die Ansprechpartner Ihrer Vertragspartner können auch ohne Zoho-Konto auf die Verträge zugreifen.
9. Möglichkeiten der Vertragspartner
Die Ansprechpartner der Vertragspartei können zusammenarbeiten, Änderungen vorschlagen und Kommentare zum Vertrag hinzufügen. Bei Verträgen mit mehreren Verhandlungsphasen können sie das Dokument mit den Versionen aus früheren Phasen vergleichen.
10.Nachverfolgung von Änderungen
Änderungen, die von den Ansprechpartnern des Vertragspartners vorgenommen wurden, werden als rote Linie angezeigt, damit Sie Ergänzungen, Korrekturen und Streichungen leicht erkennen können. Sie können die Änderungen mit einem einzigen Mausklick annehmen oder ablehnen.
11.Versionsverwaltung
Sehen Sie sich alle Versionen des Vertrags in chronologischer Reihenfolge an, vergleichen Sie sie und stellen Sie jede beliebige ältere Version wieder her.
12.Kalender anzeigen
Im Monatskalender werden alle Laufzeiten Ihrer Verträge und Erinnerungen angezeigt. Verpassen Sie dank der Erinnerungen nie eine Verlängerungsmöglichkeit.
13.Berichte und Dashboards
Sie erhalten einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen und können schnell fundierte Entscheidungen treffen. Erhalten Sie nützliche Informationen zu allen Aspekten des Vertragsmanagements: Phasen, Erfüllung, Vertragsklauseln, Verpflichtungen, Vertragspartner und weitere allgemeine Vertragsmerkmale.
14.Zentrales Archiv
Alle Ihre Verträge in einem zentralen Archiv. Such- und Filteroptionen sorgen für mehr Übersichtlichkeit und bessere Zugänglichkeit.
15.Mobile App
Behalten Sie den Überblick über Ihre Geschäftsverträge, egal wo Sie gerade sind. Zoho Contracts iOS Ihnen ein individuelles mobiles Dashboard, das Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Vertragskennzahlen verschafft. Die App umfasst außerdem alle Funktionen, die Sie für die Vertragsverwaltung unterwegs benötigen.
Preis
Preis: Es gibt einen kostenlosen Tarif und zwei kostenpflichtige Tarife. Der Professional-Tarif kostet 65 US-Dollar und der Standard-Tarif 50 US-Dollar; beide Tarife werden jährlich abgerechnet.
Wenn Sie bereit sind, loszulegen, probieren Sie doch unsere kostenlose 15-tägige Testversion aus. Es gibt keine bindenden Verträge und Sie benötigen keine Kreditkarte.
